Organisasi

A. TIPE-TIPE ORGANISASI

· LINE ORGANIZATION

· LINE AND STAFF ORGANIZATION

· FUNCTIONAL ORGANIZATION

· COMMITTEE ORGANIZATION

1. LINE ORGANIZATION

Tertua, paling sederhana

Tugas perencanaan, pengendalian berada di satu orang, line authority langsung dari pimpinan kpd bawahan.

Ciri line organization

§ Tujuan organisasi sederhana

§ Organisasinya kecil

§ Jumlah karyawan sedikit

§ Pimpinan dan karyawan saling mengenal & dpt berhubungan setiap hari

§ Hubungan pimpinan-karyawan bersifat langsung

§ Tingkat spesialisasi, alat yg diperlukan tidak begitu tingi tdk beraneka ragam

Kebaikan & keburukan

§Kesatuan pimpinan

§ Garis perintah

§ Proses pengambilan keputusan

§ Pengawasan

§ Tingkat solidaritas

2. LINE & STAFF ORGANIZATION

Ciri :

§ Organisasi besar, kompleks

§ Jumlah karyawan banyak

§ Daerah kerja luas

§ Hubg kerja yg bersifat langsung tdk mungkin lagi

§ Pimpinan-karyawan bisa tidak saling mengenal

§ Spesialisasi beraneka ragam & digunakan scr optimal

Terdapat 3 komponen utama :

§ Pimpinan (pengendali, pnanggung jawab, menetukan tuj, kebijaksanaan, keputusan)

§ Staf (pembantu pimp) : staf koordinasi (nasihat, pengawasan), staf teknik (pelayanan teknis)

§ Pelaksana : pelaksana tugas

KEBAIKAN & KEBURUKAN

§ Ada pembagian tugas yg jelas

§ Potensi dapt dikembangkan optimal

§ Prinsip organizing dpt diterapkan

§ Pengambilan keptusan cepat, ahli

§ Koordinasi mudah, krn ada pembagian tugas

§ Moral anggota tinggi, krn sesuai keahlian

3. FUNCTIONAL ORGANIZATION

Adalah organisasi yg disusun berdasarkan sifat & macam-macam fungsi yg hrs dilaksanakan

Ciri :

§ Pembidangan tugas scr tegas & jelas dpt dibedakan

§ Dlm melaksanakn tgs tdk banyak memerlukan koordinasi trutama pd tingkat pelaksana bwhn krn bidang tugas sdh jelas.

§ Koordinasi ada pd tingkat pimpinan

§ Pembagian unit organisasi didsrkan spesialisasi tugas

§ Para direktur mempunyai wewenang komando thd unit yg ada dibawahnya, tidak perlu atas nama direktur utama

Dpt terlihat pd perusahaan yg bidang tugasnya dpt digariskan scr tegas, mis : unit produksi, pemasaran, keuangan, dll

KEBAIKAN & KEBURUKAN

§ pembidangan tugas jelas

§ spesialisasi dapt dikembangkan optimal

§ Solidaritas /moral dalam satu bidang tinggi

§ Koordinasi dalam satu bidang mudah

§ Koordinasi menyeluruh terjadi pd tingkat pimpinan

4. COMMITTEE ORGANIZATION

Umumnya dibentuk dalam waktu yg terbatas untuk melaksanakan tugas-tugas.

Ciri :

§ Tugas tertentu, jangka waktu terbatas

§ Seluruh unsur pimp duduk dlm panitia (ketua/anggota)

§ Kepemimpinan kolektif, tanggungjwb kolektif

§ Semua anggota pimp mempunyai hak, wewenang, tggjwb yg sama

§ Pelaksana dikelompokkan menurut bidang tugas ttt yg hrs dilaksanakan dlm bentuk tugas

KEBAIKAN & KEBURUKAN

§ Keputusan diambil scr tepat krn dibicarakan scr kolektif

§ Kemungkinan tindkan diktatoris kecil

§ Kerja sama dikalangan pelaksanan muda

B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

a. Bentuk Organisasi Garis

b. Bentuk Organisasi Fungsional

c. Bentuk Organisasi Garis dan Staf

d. Bentuk Organisasi fungsional dan Staf

1. Organisasi Garis

Oleh Henry Fayol (Paris)

Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kelebihan

a. kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan

b. proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.

c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Kekurangan

a. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh

b. ada kecendrungan bertindak otokratis

c. kesempatan berkembang terbatas

2. Organisasi Fungsional

Oleh F.W. Taylor.

Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan

a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal

c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan

a. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”

b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.

3. Organisasi Garis dan Staf

Oleh Harrington Emerson

Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan

a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.

b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.

c. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Keburukan

a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal

b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi

4. Organisasi Staf dan Fungsional

Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional.

C. PRINSIP ORGANISASI

a. Perumusan Tujuan dengan Jelas

- Sebagai pedoman kearah mana organisasi akan dibawa

- Landasan bagi organisasi yang bersangkutan

- Menentukan macam aktifitas yang akan dilakukan

- Menentukan program prosedur, KISS ME

(Koordinasi, Integrasi,Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisasi)

b. Pembagian Kerja

c. Delegasi Kekuasaan

d. Rentang Kekuasaan

e. Tingkat-tingkat Pengawasan

f. Kesatuan Perintah dan Tanggung jawab

2. Struktur atau Skema Organisasi

Struktur Organisasi Pusdiklat

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi,dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Elemen struktur organisasi

Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

§ Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

§ Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk,geografi, dan pelanggan.

§ Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

§ Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

§ Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.

§ Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Desain organisasi yang umum

Struktur sederhana

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas.Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

Struktur matriks

Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.

Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

Desain Struktur Organisasi Modern

Struktur tim

Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.

Organisasi virtual

Organisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis.

Organisasi Nirbatas

Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.

Model desain struktur organisasi

Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.

§ Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.

§ Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.

Faktor penentu struktur organisasi

Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik.Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:

Strategi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat.tepatnya, struktur harus mengikuti strategi.Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.

Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga.Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.

Ukuran organisasi

Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.

Teknologi

Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubahsumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

Lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah.Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.